Digitálna Transformácia: Riadenia dochádzky, žiadostí a smerníc vo verejnej správe.
(Prípadová Štúdia CorpFlow.io)

Úvod

Vo verejnej správe je efektívne riadenie dochádzky a pracovných povinností kľúčové pre zabezpečenie plynulého chodu operácií a poskytovanie služieb občanom. S výzvami spojenými s tradičnými systémami riadenia dochádzky, ako sú papierové výkazy, manuálna spracovanie údajov a nedostatočná flexibilita, sa organizácia rozhodla pre digitálnu transformáciu týchto procesov prostredníctvom implementácie systému CorpFlow.io. Cieľom bolo zaviesť univerzálny systém pre riadenie dochádzky dostupný na pobočkách po celom Slovensku, s pokročilými funkciami pre správu absencií, schvaľovacie procesy a personalizované role a prístupy.

‍

"Digitálna transformácia v riadení dochádzky: Ako CorpFlow.io inovoval procesy verejnej správy pre vyššiu efektivitu a flexibilitu. Od manuálneho papierovania k univerzálnej dostupnosti a automatizovaným procesom, objavujeme kľúčové kroky k vytváraniu transparentnejšieho a plynulejšieho pracovného prostredia."

Výzvy

Klient čelil viacerým výzvam spojeným s riadením dochádzky a pracovných povinností:

• Nedostatočná dostupnosť a flexibilita: Potreba zabezpečiť prístup k systému riadenia dochádzky na viacerých pobočkách a zároveň umožniť pracovníkom prístup k svojim údajom o dochádzke odkiaľkoľvek.
• Neefektívne spracovanie žiadostí o neprítomnosť: Manuálny a časovo náročný proces podávania a schvaľovania žiadostí o neprítomnosť a evidencie dochádzky.
• Komplikované schvaľovacie procesy: Nedostatok transparentnosti a efektivity v schvaľovacích procesoch pre výkazy práce a interných smerníc.
• Obmedzenia v personalizácii rolí a prístupov: Neschopnosť prispôsobiť role a prístupové práva zamestnancov v súlade s ich pozíciami a zodpovednosťami.
• Dodatočná výzva:: Riešenie problematiky informovanosti zamestnancov smernicami , oznámenia a akceptácie smerníc (odoslanie, schválenie, história, report)

Riešenie: Implementácia CorpFlow.io

CorpFlow.io bol vybraný ako riešenie schopné adresovať všetky výzvy klienta a poskytnúť komplexnú platformu pre riadenie dochádzky a pracovných povinností. Kľúčové prvky riešenia zahŕňali:

• SW Terminály pre dochádzku: Inštalácia vlastných terminálov (PC, dotyková obrazovka + čítačka kariet), pri vstupoch na všetkých pobočkách umožnila zamestnancom jednoducho zaznamenávať svoju prítomnosť. (vrátane jednej ID karty)
• Mobilná a online dostupnosť: Zabezpečenie, aby zamestnanci mali prístup k svojim údajom o dochádzke a mohli podávať žiadosti o neprítomnosť z akéhokoľvek miesta.
• Automatizované schvaľovacie procesy: Zavedenie elektronických schvaľovacích procesov pre žiadosti o neprítomnosť, výkazy práce a interné smernice, vrátane systému notifikácií.
• Prispôsobiteľné role a prístupy: Implementácia systému rolí a prístupových práv, ktorý umožňuje prispôsobenie podľa individuálnych pozícií a zodpovedností zamestnancov.
• Evidencia smerníc:: Prehľadná evidencia smerníc, evidencia odoslania a schválenia, export, notifikácie.

Výsledky

Iindividuálna implementácia CorpFlow.io a spracovanie požiadaviek pre rozšírenia (vlastné zmeny), priniesla významné výhody a zlepšenia pre klienta:

• Zvýšená efektivita a presnosť: Digitalizácia procesov riadenia dochádzky a automatizácia schvaľovacích procesov viedli k značnému zníženiu manuálnej práce a chýb.
• Lepšia dostupnosť a flexibilita: Zamestnanci teraz môžu efektívne spravovať svoju dochádzku a žiadosti o neprítomnosť z akéhokoľvek miesta, čo zvyšuje ich spokojnosť a produktivitu.
• Zlepšená transparentnosť a kontrola: Vedúci pracovníci majú lepší prehľad o dochádzke a pracovných povinnostiach svojich tímov, čo umožňuje lepšie plánovanie a riadenie zdrojov.
• Prehľad nad smernicami a informovanosťou: Evidencia smerníc a nariadení, evidencia súhlasov a exporty na jednom mieste.
• Prispôsobivosť pre budúci rast: Systém bol navrhnutý tak, aby bol škálovateľný a prispôsobiteľný pre budúce potreby organizácie, vrátane možnosti pridania nových modulov na mieru.

Záver

Implementácia CorpFlow.io vo verejnej správe ukázala, ako môže digitálna transformácia efektívne modernizovať a zefektívniť procesy riadenia dochádzky a pracovných povinností. CorpFlow.io riešenie ponúklo klientovi nielen okamžité výhody v podobe zvýšenej efektivity a flexibility, ale aj dlhodobú udržateľnosť a škálovateľnosť pre budúci rozvoj.

#corpflow #verejnasprava #dochadzka #onlineziadosti #smernice